Pandémiás helyzet kezelése az üzleti életben
A koronavírus miatti fertőzések és halálesetek száma egyre nő Magyarországon is. Számos cég, vállalkozás leállt, sokan pedig otthoni munkavégzéssel próbálják életben tartani gazdasági tevékenységüket.
Egyértelmű tehát, hogy nemcsak a járványügyi és egészségügyi szerveknek, valamint az állampolgároknak és a családoknak, hanem a cégeknek, intézményeknek, vagyis valamennyi szervezet vezetőjének is fel kell készülnie a járványra: szükséges saját pandémiás tervet és hozzá kapcsolódóan kríziskommunikációs tervet is készíteniük.
Ez fontos egy szezonális influenza-járvány idején is, most pedig a koronavírusos világjárvány idején elengedhetetlen.
A pandémiás terv elkészítésének célja, hogy az intézmény, a civil vagy gazdasági szervezet vezetője felkészüljön a várható járvány okozta tömeges megbetegedés, illetve a munkahely kiesésének helyettesítő megoldására.
Ne annak kitörésekor kelljen kidolgoznia a legszükségesebb intézkedéseket, mert így a bekövetkező válsághelyzetben a szervezet és annak valamennyi munkatársa már csak a megoldandó feladatok elvégzésre kell koncentráljon.
Ez az alapfeltétele annak, hogy a szervezet a járvány időszakában is folyamatosan és zavartalanul működjön. A pandémiás terv elkészítéséhez nélkülözhetetlen, hogy legyen felelőse a járványügyi feladatoknak, hiszen azokat meg kell tervezni, ki kell dolgozni és végre is kell hajtani.
Feladata megvizsgálni a járvány munkahelyre gyakorolt hatásait és ő a felelős a szervezet pandémiás tervének koordinálásáért is. Egyeztetnie kell a helyi járványügyi szervekkel és lehetőleg még a járvány kitörése előtt fel kell vennie velük a kapcsolatot.
A cégek már a koronavírus-járvány elején felülvizsgálták a szabadságolások és a betegszabadságok rendjét és ahol megoldható volt, áttértek a távmunkára. Ilyenkor figyelembe kell venni azt is, hogy azokat a munkatársakat is helyettesíteni kell, akik családtagjaik ápolása miatt maradnak otthon.
A mostani világjárvány ráadásul egy extrém helyzetet is eredményezett: a digitális oktatás bevezetése óta szülők tömegének kell otthon maradnia, mert különben nem tudják megoldani a gyerekek felügyeletét és oktatását. Így a pandémiás tervnek ki kell térnie az ő esetleges helyettesítésükre is.
Minden szervezet működésében vannak olyan munkakörök, illetve munkatársak, akik nélkülözhetetlenek és vannak olyanok, akiknek az esetleges rövid idejű, vagy időszakos kiesése nem feltétlenül jelent zavarokat a folyamatos tevékenységben.
Meg kell határozni azokat a munkaköröket és munkatársakat, akiknek az esetleges helyettesítéséről is mindenképpen gondoskodni kell a zavartalan üzletmenet biztosítása érdekében.
A pandémiás terv készítésekor egy vezetőnek figyelnie kell arra is, hogy az adott szervezet alvállalkozója, beszállítója, partnere működésében is történhet leállás, vagy zavarok léphetnek fel a folyamatos és megszokott tevékenységében. Ezért célszerű előre gondolkodni és együtt megtervezni az üzleti partnerrel az enyhítő intézkedéseket, és amennyiben lehetséges, gondoskodni alternatív beszerzési forrásokról.
Mindez csak akkor lehet eredményes, ha az érintettek, a munkatársak megismerik a pandémiás tervet és a vezetőség egyértelműen közli az elvárásokat.
Alapvetés, hogy a pandémiás terv csak akkor lehet jó, ha a gyakorlatban is működik, ezért készítésekor szükséges, hogy cégen belül az adott területek vezetői véleményezzék azt, majd elkészültével minden körülmény figyelembevételével valós tesztelésre kerüljön sor.
A pandémiás terv elengedhetetlen része a higiénés szabályok fokozott betartatása. Fel kell hívni minden munkatárs figyelmét arra, hogy mind a saját, mind a munkahelyi közösség szempontjából ügyeljen ezek betartására.
Fontos közölni, hogy aki tüneteket észlel magán, mindenképpen maradjon otthon.
A koronavírus-járvány esetében sem maradhat ki a pandémiás tervből a válságkommunikációs terv. A járvány okozta válság nemcsak az üzleti folyamatokra lehet hatással, hanem befolyásolja a szervezet külső és belső kommunikációját is.
Ezért valamennyi szervezetnek, amelyik nem rendelkezik válságkommunikációs tervvel, el kell készítenie azt, aki pedig rendelkezik vele, annak javasolt felülvizsgálnia meglévő tervét.
Egy cég pandémiás tervének az a célja, hogy az adott szervezet a járvány idején is zavartalanul és folyamatosan tudja végezni tevékenységét.
Emellett kiemelkedően fontos a kommunikáció is: az, hogy valamennyi munkatárs ismerje a szervezet pandémiás tervét, és valamennyi érintett (vásárló, ügyfél, partner, alvállalkozó, hatóság) is tájékozott legyen a szervezet működésében esetlegesen bekövetkező változásokkal kapcsolatban.
Mivel egy ilyen méretű járványt elkerülni nem lehet, valamennyi vezető feladata, hogy mindent elkövessen a járvány hatásainak mérséklése érdekében. A cégek, intézmények, szervezetek vezetőire most a megszokottnál is nagyobb felelősség hárul.
