Miért várunk addig, amíg az aggódás félelemmé válik?
Sokszor kérdezik tőlem, mi lenne a leghatékonyabb az üzleti életben. A válaszom rövid, de hatékony: egy olyan üzletmenet-folytonossági terv, amit rendszeresen felülvizsgálnak és tesztelnek.
Többször eszünkbe jutott ez az idézet az elmúlt napokban, mert kaptunk olyan felkéréseket, amiben azt kérik, hogy segítsünk pandémiás tervet készíteni vagy vezessük, támogassuk a vállalati válságkommunikációs csoport működését a koronavírus esetleges elterjedésének következményeire vonatkozóan.
A kérés jogos lehet, hiszen a vírus már Magyarországon is jelen van, nemzetközi szinten pedig nemcsak népegészségügyi, de gazdasági hatásai is komolyan érezhetőek. Ilyen esetben pedig fontos, hogy a vállalatvezetőknek meg kell hozniuk olyan döntéseket, amivel megvédik elsősorban munkatársaik és családjaik egészségét, biztonságát, és a cégük üzletmenetének folytonosságát.
Azok a vállalatok, akik valamilyen érettségi szinten már működtetnek üzletmenet-folytonossági rendszert, felkészültebben állnak a probléma elé: általában van pandémia esetére vonatkozó akciótervük, szabályzatuk, gyorsabban tudnak reagálni a vírus nem várt terjedésére.
Az akciótervben részletesen ki van dolgozva a munkatársak tömeges távolmaradása esetén alkalmazandó helyettesítő folyamat. Általában kétféle scenario körvonalazódik: az otthoni munkavégzés, illetve a kritikus folyamatok kulcsemberei helyettesítőinek korábbi felkészítése.
Az otthoni munkavégzés elrendelését általában megelőző intézkedésként alkalmazzák, amikor a felmerült körülmény nem igényel azonnali intézkedést, beavatkozást, illetve a munkatársak még nem betegedtek meg. Ilyen helyzet az, amikor a járvány megjelenik egy területen, illetve annak elterjedése lehetséges. Ebben az esetben a vezetőség dönthet arról, hogy egy meghatározott ideig otthonról látják el a munkájukat.
Az otthoni munkavégzést csak abban az esetben javasolt elrendelni, ha annak biztonságos feltételei maradéktalanul megvannak.
Ilyenek például:
- IT erőforrások rendelkezésre állása
- információbiztonsági intézkedések
- munkavédelmi intézkedések (EHS)
- kommunikációs, kollaborációs eszközök
- támogató munkafolyamatok tudatosítása
Ezen feltételek biztosítása komoly előkészületeket, erőforrástervezést és beszerzést igényel, amire a járvány kitörése előtt kell és lehet felkészülni. Amennyiben a felkészülés korábban már megtörtént, rendszeres felülvizsgálatokon esett át, sikeresen tesztelt, a napi munkafolyamatok zökkenőmentesen fognak működni.
Mit tehetünk akkor, ha nem készültünk fel előre, de mégis szeretnénk meghozni a megelőző intézkedésre vonatkozó döntést?
Mindenekelőtt fel kell készülni a belső és külső kommunikációval a hivatalos forrásból történő értesülések alapján a tervezett intézkedések bevezetésének lehetőségéről.
Érdemes átgondolni, hogy mely munkafolyamatok a „legfontosabbak” (kritikus ügyfelek kiszolgálása, szerződéses kötelezettségek, stb.), kik ezeknek a folyamatoknak a gazdái, valamint a folyamatgazdáknak lehetőségük van-e otthonról végezni a feladatokat.
Célszerű egy „gyors” tesztet is elvégezni, mielőtt élesben elkezdődne az alternatív helyszínen (otthon) történő munkavégzés. A teszt eredményeképpen megismerhetjük, hogy az adott helyettesítő eljárás megfelel-e az elvártaknak.
Az életben sok olyan nem várt esemény következhet be, amely alapjaiban rengetheti meg cégünk mindennapi, normál működését.
Ugyan ezeket az eseményeket megelőzni nem tudjuk, de rájuk felkészülni igen. És amennyiben a felkészülés során mindent átgondoltunk, modelleztünk és teszteltünk, akkor az aggódás biztosan nem válik félelemmé.
