+36 1 781 4842 info@fortix.hu

Miért várunk addig, amíg az aggódás félelemmé válik?

Sokszor kérdezik tőlem, mi lenne a leghatékonyabb az üzleti életben. A válaszom rövid, de hatékony: egy olyan üzletmenet-folytonossági terv, amit rendszeresen felülvizsgálnak és tesztelnek.

Eliza Manningham-Buller, az MI5 főigazgatója

Többször eszünkbe jutott ez az idézet az elmúlt napokban, mert kaptunk olyan felkéréseket, amiben azt kérik, hogy segítsünk pandémiás tervet készíteni vagy vezessük, támogassuk a vállalati válságkommunikációs csoport működését a koronavírus esetleges elterjedésének következményeire vonatkozóan.

A kérés jogos lehet, hiszen a vírus már Magyarországon is jelen van, nemzetközi szinten pedig nemcsak népegészségügyi, de gazdasági hatásai is komolyan érezhetőek. Ilyen esetben pedig fontos, hogy a vállalatvezetőknek meg kell hozniuk olyan döntéseket, amivel megvédik elsősorban munkatársaik és családjaik egészségét, biztonságát, és a cégük üzletmenetének folytonosságát.

Azok a vállalatok, akik valamilyen érettségi szinten már működtetnek üzletmenet-folytonossági rendszert, felkészültebben állnak a probléma elé: általában van pandémia esetére vonatkozó akciótervük, szabályzatuk, gyorsabban tudnak reagálni a vírus nem várt terjedésére.

Az akciótervben részletesen ki van dolgozva a munkatársak tömeges távolmaradása esetén alkalmazandó helyettesítő folyamat. Általában kétféle scenario körvonalazódik: az otthoni munkavégzés, illetve a kritikus folyamatok kulcsemberei helyettesítőinek korábbi felkészítése.

Az otthoni munkavégzés elrendelését általában megelőző intézkedésként alkalmazzák, amikor a felmerült körülmény nem igényel azonnali intézkedést, beavatkozást, illetve a munkatársak még nem betegedtek meg. Ilyen helyzet az, amikor a járvány megjelenik egy területen, illetve annak elterjedése lehetséges. Ebben az esetben a vezetőség dönthet arról, hogy egy meghatározott ideig otthonról látják el a munkájukat.

Az otthoni munkavégzést csak abban az esetben javasolt elrendelni, ha annak biztonságos feltételei maradéktalanul megvannak.

Ilyenek például:

  • IT erőforrások rendelkezésre állása
  • információbiztonsági intézkedések
  • munkavédelmi intézkedések (EHS)
  • kommunikációs, kollaborációs eszközök
  • támogató munkafolyamatok tudatosítása

Ezen feltételek biztosítása komoly előkészületeket, erőforrástervezést és beszerzést igényel, amire a járvány kitörése előtt kell és lehet felkészülni. Amennyiben a felkészülés korábban már megtörtént, rendszeres felülvizsgálatokon esett át, sikeresen tesztelt, a napi munkafolyamatok zökkenőmentesen fognak működni.

Mit tehetünk akkor, ha nem készültünk fel előre, de mégis szeretnénk meghozni a megelőző intézkedésre vonatkozó döntést?

Mindenekelőtt fel kell készülni a belső és külső kommunikációval a hivatalos forrásból történő értesülések alapján a tervezett intézkedések bevezetésének lehetőségéről.

Érdemes átgondolni, hogy mely munkafolyamatok a „legfontosabbak” (kritikus ügyfelek kiszolgálása, szerződéses kötelezettségek, stb.), kik ezeknek a folyamatoknak a gazdái, valamint a folyamatgazdáknak lehetőségük van-e otthonról végezni a feladatokat.

Célszerű egy „gyors” tesztet is elvégezni, mielőtt élesben elkezdődne az alternatív helyszínen (otthon) történő munkavégzés. A teszt eredményeképpen megismerhetjük, hogy az adott helyettesítő eljárás megfelel-e az elvártaknak.

Az életben sok olyan nem várt esemény következhet be, amely alapjaiban rengetheti meg cégünk mindennapi, normál működését.

Ugyan ezeket az eseményeket megelőzni nem tudjuk, de rájuk felkészülni igen. És amennyiben a felkészülés során mindent átgondoltunk, modelleztünk és teszteltünk, akkor az aggódás biztosan nem válik félelemmé.

Iratkozzon fel hírlevelünkre!



(*)