Mielőtt összecsapnának a fejünk felett a hullámok

Biztos vagyok benne, hogy Ön azt gondolja, kevés időráfordítással, egy-két sablonnal máris kész a sikeres üzletmenet-folytonossági terve.. Igazam van?

Ki kell ábrándítsam! Ez nem így van. Készíthet egy jó szakember egy ütős tervet, de elég egy váratlan esemény és ülhetünk gondterhelten a terv felett. Miért? Mert csak ennyit tettünk meg.

Ami elromolhat, az el is romlik, ugyebár…

Minden BCM-es szakember tudatában van, hogy baj estén a végkifejlet lehet SIKER vagy BUKÁS.  Azonban bárhogyan is alakuljon, mindkét forgatókönyvből tanulhatunk valamit. A megvalósítás mindig nehéz folyamat, de nem szabad, hogy ez eltántorítson minket, vagy esetleg felületességre sarkalljon.

A saját program kialakítása

Amikor elérkezik az ideje egy saját BCM program kialakításának sokan elkövetik azt a hibát, hogy elérendő célként a tervek elkészítését határozzák meg.  Az eddigi tapasztalatok alapján egyértelmű, hogy a vállalati kultúra megértése elsődleges és a program kialakításakor kiemelkedően fontos.

De mi is az a vállalati kultúra? Mindazon pszichológiai tényezők, kollektív meggyőződés, hozzáállás, értékek és folyamatok összessége, melyek meghatározzák a vállalat egyedi jellemzőit. Minden vállalat más. Vannak, amelyek a profitra koncentrálnak, mások a növekedésre fókuszálnak.

A vállalati kultúra, az üzletmenet-folytonossági program alapköve. Ahhoz, hogy hatékony eszközkészlettel rendelkezzünk, tisztában kell lennünk azzal, hogy mi a legfontosabb a vállalat számára és eszerint kell cselekednünk. Egy sikeres BCM program megvalósításának alapja mindig a vállalati kultúra alapos megismerésében rejlik.

Például – mivel a kommunikáció kiemelkedően fontos egy incidens kezelésénél -, az egyik legfontosabb üzletmenet-folytonossági eszköz a vészhelyzeti értesítés (az értesítési lánc meghatározása) lesz, a Vállalat belső kommunikációja határozza meg a számára megfelelő értesítési rendszert.

Ez azt jelenti, hogy csak akkor lehetséges a BCM programot valóban a vállalati kultúra igényeihez igazítani és csak akkor kerülhetnek bevezetésre a program megvalósítását támogató eszközök, amikor ténylegesen megértjük a Vállalat működését. Ne a programot igazítsuk az eszközökhöz, hanem az eszközökhöz írjuk a programot.

Tegyük érdekelté a Vezetőket!

A vezetőség elkötelezettsége azt jelenti, hogy egy vagy több vezetőt megnyerünk magunknak az üzletmenet-folytonossági programhoz és Ők támogatják azt. Ők lesznek a mi bástyáink amint egyértelművé válik számukra, hogy a rugalmasság stratégiai kérdés és ez adhatja meg azt a bizonyos pluszt a versenyhelyzetekben. Az árbevétel és nyereségesség növelése, a részvényesek igényeinek kielégítése, a márka hírnevének megóvása mind az üzleti stratégia részét képezi szemben az üzletmenet-folytonossági program taktikai fontosságával.

Ahhoz, hogy mindez megvalósulhasson, a vezetőség nyelvét  kell beszélni. Az olyan kifejezések vagy rövidítések mint a , BIA, CobIT, DPO, ISO stb. nem biztos, hogy felkeltik a vezetőség figyelmét.

Jó kommunikációval a Vezetőség elköteleződik az üzletmenet-folytonossági program kialakításának  mellett.

El kell érnünk hogy megértsék, elfogadják, hogy ezek a dolgok érintik a számukra oly kulcsfontosságú területeket, mint például a business és a vállalat életképessége.

Szükség van a megfelelő megközelítésre. Használhatjuk az éves beszámolót iránymutatásént a BC-vel kapcsolatos kezdeményezéseink fokozatos beillesztéséhez. Rugalmasnak kell lennünk és példákon keresztül ízelítőt kell adnunk a programunk értékeiből. Így sokkal könnyebb lesz közelebb hozni a hallgatóságunkhoz az üzletmenet-folytonossági és vészhelyzeti-helyreállítási tervezés nyelvezetét és működési metódusának megértését.

A fejlődés útján

Az első lépés a jól megtervezett program bevezetése és ezután már csak a rendszeres aktualizálásra kell figyelnünk.

A BCM program kidolgozottságának és érettségének megítélésénél jól működik, ha összehasonlítjuk egy már elismert üzletmenet-folytonossági stratégiával. Ennél a pontnál érdemes megemlíteni, hogy ha egy üzlet nem felel meg a szigorú szabályozásoknak, az úgyis kiderül vagy esetleg az egyik üzleti partner számon fogja kérni rajtunk. Használjunk bevált gyakorlatokat annak érdekében, hogy a program maradéktalanul megvalósulhasson, természetesen észben tartva azt, hogy mi is a legcélravezetőbb a vállalatunk számára.

Fontos a megfelelő megközelítés! Miután megértettük, hogy hogyan válik haszonná a befektetés, már csak apró lépések választanak el minket attól, hogy egy használható, valós alapokon nyugvó BCM tervet kapjunk. Sokkal nagyobb nehézségekkel találkozhatunk, ha minden szálat egyszerre akarunk mozgatni ahelyett, hogy tisztán meghatároznánk az elérni kívánt eredményeket.

A módszertan alkalmazása

A módszertan remek támpontot biztosít arra, hogy végigkalauzoljon minket a program megvalósításának lépésein és átsegítsen a későbbi működtetés buktatóin. De sajnos a legtöbb vállalat estében ezeket az irányelveket egyre rugalmatlanabbul kezdik kezelni az idő előrehaladtával.

A legvégső cél meggyőződni arról, hogy olyan hatékony programot sikerült létrehoznunk, amely tényleges megoldást kínál egy esetleges krízishelyzetben.

A megfelelő megközelítés azt jelenti, hogy számításba vesszük a vállalati kultúrát és szem előtt tartjuk azt is, hogy minden egyes vállalat más. Komplexen kell foglalkozni az összes alapvető területtel és folyamatosan kritikus szemmel kell nézni azokat. Használjuk a szabványokat iránymutatásként.  

Ha egy túlontúl aprólékos, vagy éppenséggel egy túlontúl sematizált tervet készítünk, vagy megengedjük, hogy az eszközök irányítsák a tervet, ne pedig fordítva legyen, akkor máris megvan a biztos recept a teljes bukásra.

Garantált a kudarc, ha:

  • nem hangsúlyozzuk ki eléggé a megközelítésünk értékeit;
  • nem igazodunk a vállalati kultúrához;
  • elszigetelődve, magányos harcosként végezzük a feladatunkat;
  • túl agresszíven próbáljuk keresztülvinni az akaratunkat;
  • túl lassan kezdeményezünk.

Garantált a siker, ha:

  • végzünk egy előzetes kockázatelemzést;
  • bemutatjuk és tudatosítjuk a munkánk fontosságát;
  • nem csak egy tervet mutatunk fel, hanem elkötelezett gazdájává is válunk;
  • a vállalati kultúrához, nem pedig egy aktuális projekthez igazítjuk a tervet;
  • folyamatosan kommunikálunk, nem csak krízishelyzetben;
  • a saját nyelvükön szólítjuk meg a hallgatóságunkat, törődve céljaikat és elképzeléseiket.

Ne féljünk hibázni, hanem használjuk fel ezeket a botlásokat arra, hogy tapasztalatokat szerezzünk a programunk működéséről, esetleges hiányosságairól.

Fordítsunk kiemelt figyelmet a vállalati kultúrára és a vállalat érdekeinek folyamatos szem előtt tartásával próbáljuk megfelelően kialakítani a programot. Meg kell értenünk, hogy az emberek mit miért tesznek és alapvetően mi vezérli az üzletet. Ez a sikeres üzletmenet-folytonossági szakember sikerének titka.

(Forrás:www.continuityforum.org)

Iratkozzon fel hírlevelünkre!