Az egyik áramszolgáltatónál megtartott üzletmenet-folytonossági menedzser képzésünkön hangzott el az, hogy „Amíg áram van, minden van…”. Akkor ezen páran mosolyogtunk, egyetértettünk vele, de igazán nagy jelentősége nem volt. Egy pár hónap múlva, az otthoni áramszolgáltatóm küldött egy értesítést, hogy két hét múlva 09:00-17:00 óráig áramszünet lesz karbantartás miatt. Szuper, köszi! ☹ – gondoltam, majd két perc múlva meg is feledkeztem róla. 

Áramszünet mindenhol elő szokott fordulni, jellemzően rövid időre, ám esetemben szinte egész napra szólt. Az ominózus nap hétköznap volt, nekem home office, a fiaimnak online oktatás. Reggel 9 óra, éppen melegítettem (volna) a kávémat, amikor lekapcsolták az áramot. Persze rögtön eszembe jutott az értesítés, de akkor már mindegy volt. Abban a pillanatban átfutott az agyamon, hogy mit veszíthetünk: 

• A fiúk nem tudnak részt venni az oktatáson aznap (PC-t nem tudták használni, telefont addig, amíg fel volt töltve) 
• Én maximum 3-4 órát tudok dolgozni, addig bírja a laptop. 
• Nincs ebéd főzés, melegítés 
• Nincs melegvíz 
• Valószínű a fagyasztóból kiolvadnak az ételek 

Ezekből adódóan persze még további teendők: igazolás a fiúknak a hiányzó órákról, nekem szabadság a kiesett időre, a kiolvadt ételek kukába dobása, stb. 

És mindez miért? Mert nem gondoltam át az értesítéskor, hogy mi is lehet az áramszünet hatása, mik lehetnek azok következményei, illetve nem készültem fel, teljesen „váratlanul” ért. 

Gondoljuk végig, mi történt volna, ha az áramszüneti értesítéskor minden eshetőséget számba veszek, azokra megkerülő megoldást tervezek előre: 

• Az online oktatáshoz kölcsönkérek laptopot, ha ez nem járható út, akkor legalább a telefonok feltöltéséhez beszerzek egy powerbankot, 
• A laptophoz beszerzek powerbankot a hosszútávú működéshez, 
• Hidegtál ebédet készítek/rendelek, 
• A fagyasztóból elhasználom az ételeket az áramszünetig… 

… és megveregetem a vállam, hogy milyen jól felkészültem, ami nélkülözhetetlen, arra van megkerülő megoldás, nem veszik sok minden kárba, a fontos, minimális feladatok elvégzésre kerülnek. Ezzel el is érkeztünk a mondanivalóm lényegéhez – ezt nevezzük üzletmenet-folytonosságnak, vagyis egy olyan felkészülés nem vár eseményekre, amely B tervként funkcionál. 

A fenti egy privát életből vett példa, azonban ugyanez vonatkozik a munkahelyünkre, az ott elvégzendő főbb, nélkülözhetetlen feladatokra, azok folyamatos, hosszabb megszakítás nélküli működésére. 

Felmerülhet a kérdés: de hogyan válasszuk ki a főbb, nélkülözhetetlen feladatokat? Gondoljam végig, hogy a cégem szolgáltatásainak, termelésének elvégzéséhez mik szükségesek, mik a legfontosabbak?  

Ez is egy lehetőség, tudnunk kell azonban, hogy ez nem fogja pontosan tükrözni azokat a feladatokat, amik valóban nélkülözhetetlenek. Erre egy ún. üzleti hatáselemzést (Business Impact Analysis – BIA) érdemes készíteni, mely nagyon röviden, leegyszerűsítve arról szól, hogy meghatározzuk a mindennapi feladatainkat, azokat meddig tudjuk nélkülözni, illetve milyen pénzügyi, jogi, reputációs hatása lehet, amennyiben bizonyos ideig nem tudjuk azt a feladatot elvégezni. 

Az üzleti hatáselemzés elvégzése után ki tudjuk emelni az ún. kritikus folyamatainkat, majd azokra elkészítjük a B tervet, szakmai nyelven üzletmenet-folytonossági terv (Business Continuity Plan – BCP), mely segítségével egy nem várt esemény bekövetkezte során leállt kritikus feladatunkat egy helyettesítő megoldással – ami rögzítve van a B tervben – rövid időn belül folytatni tudjuk. 

Bizonyossággal állíthatom, hogy egy előre megtervezett, kipróbált B terv egy váratlan esemény bekövetkeztekor sokkal hatékonyabb, olcsóbb, egyszerűbb megoldás a cégek, vállalatok működése, folyamatos üzemeltetése érdekében, mint az ad hoc, stresszes, azonnali reagálás, döntések sorozata. 

Ilyenkor eszembe jut amit Eliza Manningham-Buller, az MI5 főigazgatója mondott: „Sokszor kérdezik tőlem, mi lenne a leghatékonyabb az üzleti életben. A válaszom rövid, de hatékony: egy olyan üzletmenet-folytonossági terv, amit rendszeresen felülvizsgálnak és tesztelnek.” 

Szerző: Joó Gabriella