+36 1 781 4842 info@fortix.hu

Az auditor maga a megtestesült ellenség! Vagy mégsem?

Miért is kiemelten fontos egy BCM audit?

 Amikor Ön bevezet egy Üzletmenet-folytonossági irányítási rendszert, (továbbiakban BCMS) rádöbben arra, hogy az egyik követelmény a belső auditok megtartása.

Mit jelent mindez? Ki lesz az auditor? Őket külön képezni kell erre?

Kérdések százai merülnek fel ezzel kapcsolatban és akkor még nem is gondolt az audit lezárása után felmerülő újabb kérdésekre. 

Amennyiben munkánkat helyesen végezzük, a különféle auditok remek lehetőségeket nyújtanak arra, hogy kiderüljön, mi is működik megfelelően és milyen folyamatok szorulnak további fejlesztésre. Ugyanakkor nem megfelelően dolgozva, az auditokból könnyen automatizált folyamatok lesznek, sőt, ami még ennél is rosszabb, hogy rövid idő alatt erősen megosztóvá is válhatnak.

A belső auditok bármely belső vezetési rendszer standardjának részei, úgyhogy ha elkötelezett híve egy hatékony BCMS bevezetésének, akkor célszerű már az elejétől körültekintően és lelkiismeretesen végezni ezt a munkát.

Amennyiben felelősségteljes az auditor személyének megállapításában és annak mielőbbi szakképzésében, vagy csak most döbbent rá, hogy az Ön feladatköre bővült a belső auditok lefolytatásával, akkor ez a cikk pont a legmegfelelőbb az Ön számára.

Újra és újra találkozhatunk azzal az esettel, amikor a belső auditok megtartásának feladata (különféle indokokkal) hozzácsapódik valamelyik alkalmazott munkaköri leírásához és pár nap „felkészítés” után a „belső auditor” szabad utat kap a cégen belül. Borzasztó kilátások egy kezdő auditornak és nagyon naiv megközelítés a cégvezetés részéről.

A BCMS-el összefüggő belső auditok ennél sokkal többről szólnak.

Mi az a BCMS audit és hogyan zajlik?

Egy audit – a vezetőség szemével nézve – egy szisztematikus, független és dokumentált folyamat, melynek célja a ténymegállapítás és az objektív értékelés az audit szabta kereteken belül.

  • Szisztematikusnak, vagyis többszörösen ismételhetőnek kell lennie.

Kizárólag így kaphatunk egy állandósult irányvonalat az auditáláshoz és bizonyosságot arra nézve, hogy bármelyik auditor is vezeti az auditot, az irányelvek változatlanok maradnak.

  • Függetlennek kell lennie.

Ahhoz, hogy elérje az audit a valódi célját, az auditor nem lehet részrehajló és nem köthetik közvetlen szálak az auditált területhez. A függetlenség kiterjed az elfogulatlanságra és a helyes ítélőképességre is.

  • Dokumentáltnak kell lennie.

A teljes folyamathoz szükség van a dokumentálás megkezdésére még a tervezési szakaszban (megállapítván az audit vizsgálati körét), folytatva az audit során feltárt tényekkel és nem fejeződik be a dokumentálás mindaddig, amíg a legvégső beszámoló el nem készül az auditor által egy előre meghatározott időpontra.

A feltárt tényeket objektíven kell értékelni azért, hogy megállapíthassuk, hogy az elvárások a szabványban előírtak szerint teljesültek-e.

A belső auditor felelősséget vállal az üzleti teljesítmény értékeléséért és taktikai szerepet kap a működés fejlesztésében. Ezek nem olyan dolgok, amelyeket alapos átgondolás nélkül bárkire jó szívvel rábíznánk.

A jól kivitelezett audit alapjai

Az audit menete előírja a követelmények egyértelmű meghatározását csakúgy, mint a megfelelő kérdések feltételét a megfelelő helyeken.

Az audit megtervezése, vizsgálati területének és okának /szándékának előzetes kommunikálása az auditor felé elengedhetetlen, ha azt kívánjuk, hogy megértse, mit és miért szeretnénk, hogy értékeljen. Ez nem jelenti azt, hogy lenne egy előre elkészített ellenőrző lista, amin olyan gyorsan végig kell szaladni, amilyen gyorsan csak lehet.

Az egymás közti kommunikáció elengedhetetlen. Ahhoz, hogy jól végezzük a BCM auditot az auditornak lehetőséget kell biztosítani, hogy feltehesse a tényfeltáró kérdéseit akár a senior munkatársaknak is.

Időt kell hagyni arra, hogy a kérdezett alaposan értelmezze a feltett kérdést és átgondolt választ adjon rá. Ha szükséges, többször és többféleképpen kell feltenni a tényfeltáró kérdéseket. Semmit sem szabad siettetni vagy lehetséges válaszokkal bombázni a kérdezettet.

Röviden összefoglalva az auditor feladata az, hogy figyeljen, hallgasson és megbizonyosodjon arról, hogy az auditált megértette azt, amiről kérdezte.

Ehhez egyértelmű kérdéseket kell feltennie és amint látja, hogy az auditáltnak gondjai támadtak a válaszadással, kötelessége még egyszer – de máshogy – feltenni azt a bizonyos kérdést. A félreértések gyakran okozhatnak kellemetlenségeket, ezért jobb elkerülni őket.

Mindez igaz a visszajelzések adására is, amikor feltárjuk az audit során talált tényeket. Nem csak specifikus példákkal kell támogatni ezeket a tényeket, hanem az auditáltnak el is kell fogadnia és megfelelő módon kommunikálnia az érintett vezetők felé.

A megfelelő korrekciós lépések megtételéhez való elkötelezettség mindenképpen szükséges és a feleknek meg kell állapodniuk ezek megtételéről még az audit lezárása előtt.

A véghezvitt javító lépések időszakos áttekintése az auditor felelőssége marad továbbra is, akár több héttel vagy hónappal az audit lezárása után is.

Ezek beillesztése a megszokott munkamenetbe természetesen jelentős kihívást jelent, de nem szabad megfeledkezni róluk a következő auditig, amelyre egy év múlva kerül majd sor.

A munkafolyamatok irányába fenntartott folyamatos figyelem és az audit fontosságának tudata a vezetőség elkötelezettségének záloga.

Az auditor kulcs-kompetenciái

A belső auditor alkalmasságának meghatározása nem kisebb fontossággal bír, mint a BCMS előírásainak betartása amelyet az ISO 22301-es szabvány határoz meg, ám mégis ez az a pont, ahol a legtöbb vállalat hibát vét.

Az elvárások mindig az adott vállalattól függenek, de természetesen vannak bizonyos, úgynevezett „kifinomultabb” képességek is, amelyek elengedhetetlenek – és gyakran a legfontosabbak – szemben az auditálás szakmai, vagy a BCM követelményeinek ismeretével.

Miközben az adott vállalat mérete és összetettsége jelentősen meghatározza magát az auditot, az auditorral szemben támasztott elvárások nincsenek teljes összhangban ezzel.

Eltekintve a szakmai tréningek támasztotta követelményektől, az általunk alkalmasnak tartott személynek, diplomatikusnak, tárgyilagosnak, döntésképesnek és magas szinten nyitottnak kell lennie.  Természetesen vannak az adott országra, nemzetre jellemző további fontos elvárások az auditor személyével kapcsolatban.

Azt kapjuk az auditortól, amit szeretnénk? 

A vállalatnak – és természetesen a leendő auditornak is – tisztában kell lennie azzal, hogy milyen eredményeket szeretnének elérni az audit segítségével.

Sajnos a legtöbbször a leendő auditorokat nem a legmegfelelőbb képzésekre küldik, így teljességgel tanácstalanul állnak, hogy hogyan is kellene a tanultakat beilleszteniük a gyakorlatba.

Nagyon sokszor hallani arról, hogy számos villongás volt az auditor és az auditált között, pontosan az elvárások teljesülése kapcsán. Vannak, akik BCMS auditot vezetnek, de nem üzletmenet-folytonossági szakértők és emiatt akár közömbösek is lehetnek a BCMS által fontosnak tartott, ám apróságnak tűnő dolgokkal szemben…és ez baj.

Egy nagyon fontos dolgot sosem szabad szem elől téveszteni: Biztosnak kell lennünk abban, hogy tudjuk, valójában mit is akarunk a belső audittól és hogy a vállalat számára a legmegfelelőbb emberek végzik-e azt. 

És ez még nem az auditációs jéghegy csúcsa….

(Forrás: www.continuityforum.org)

Iratkozzon fel hírlevelünkre!