A pandémiás terv és a kommunikáció fontossága
Magyarországon is napról napra terjed a koronavírus, egyre többen fertőződnek meg és fokozatosan nő azoknak a száma, akik kötelező vagy önkéntes karanténba vonulnak. Ez a helyzet összehangolt választ igényel a kormány, a vállalkozások és más szervezetek, valamint a magánszemélyek részéről is.
A cégek – ahogy a mostani járvány is mutatja – nem engedhetik meg maguknak, hogy ne rendelkezzenek üzletmenet-folytonossági tervvel. Ezeknek a terveknek felülvizsgálata azon vállalkozásoknál is indokolt, amelyek már rendelkeznek ilyennel, hiszen sok esetben nem tartalmaztak rendelkezéseket egy esetleges járványhelyzet kezelésére, vagy egyszerűen csak frissíteni szükséges a kialakult helyzetnek megfelelően.
Az első lépés a pandémiás terv elkészítése, amelyben szerepelnek azok az intézkedések és lépések, amelyeket egy ilyen járvány esetén a dolgozók egészségének megőrzése, valamint a működés fenntartása érdekében meg kell tenni.
A nagyobb cégeknek ajánlott válságstábot felállítaniuk: ebben az esetben a pandémiás tervnek tartalmaznia kell többek között a válságstáb összetételét, a társaságon belüli funkciók részletes elemzését, a kritikus létszámot és helyettesítési tervet, a legfontosabb – nem egészségügyi – beavatkozási lehetőségeket, a kommunikációs teendőket, valamint a részletes intézkedéseket a járvány különböző szakaszaira lebontva.
A vállalaton belüli válságstáb felkészülési tervet készít, valamint beszerzi a szükséges védőeszközöket. Nagyobb létszámkiesés esetén meg kell határozni a legszükségesebb feladatokat, továbbá ki kell jelölni a kulcsfontosságú pozícióban lévő kollégákat. Dönteni kell arról is, hogy a megfelelő körülmények biztosítása mellett mely feladatok végezhetők otthonról és szükség esetén a kiegészítő munkaerőről is gondoskodni kell.
A munkavállalók megfelelő informálásának érdekében teljes kommunikációs tervet kell kidolgozni, melynek segítségével biztosítható a folyamatos tájékoztatás. Fontos, hogy legyen minden munkatárs számára elérhető és használt belső kommunikációs csatorna az információ áramláshoz. A munkavállalókat nem csak a járvány hatásairól, a járvány alatt követendő intézkedésekről, és a viselkedési szabályokról kell informálni, hanem tudniuk kell hová fordulhatnak tanácsért és hol tehetnek bejelentést.
Válsághelyzetben különösen fontos, hogy az utasítások tényszerűek és könnyen érthetőek legyenek, valamint nyugalmat és higgadtságot tükrözzenek, hiszen ezáltal is elkerülhető, hogy pánik alakuljon ki. Célszerű továbbá felhívni a munkavállalók figyelmét arra is, hogy érdemes több forrásból tájékozódni és a józan ész logikája alapján megfelelő forráskritikával kezelni az információkat.
A koronavírus-járvány idején elengedhetetlen, hogy a cégvezetés figyeljen a munkahelyi higiéniára és gondoskodjon a megfelelő védőeszközökről – fertőtlenítőszerekről, maszkokról. Legyen pontosan meghatározott eljárásrend arra is, ha egy dolgozónál a munkahelyen a betegség tünetei jelentkeznek (hogyan lehet elkülöníteni a kollégáktól, ki és hogyan foglalkozik vele, illetve hogyan jut el orvoshoz).
A munkavállalók felé legyenek alapvető higiéniás elvárások (pl. gyakori kézmosás, kerülje a felesleges kézkontaktust másokkal, tartsa a távolságot a köhögőktől, naponta többször szellőztessen az irodában). Fontos áttekinteni az üzleti utakat és találkozókat, valamint az esetleges rendezvényeket. Ezeket mindenképpen érdemes telefonon, videókonferencián, illetve számos rendelkezésre álló alkalmazáson keresztül bonyolítani.
A halasztható utazások, meetingek időpontját érdemes későbbre átszervezni. Javasolt továbbá a munkahelyre történő belépés felülvizsgálata, a cég területére belépő személyek fokozott ellenőrzése, adott esetben belépési korlátozások bevezetése.
Ezek az intézkedések elsősorban a munkavállalók, az ügyfelek és az üzleti partnerek egészségét szolgáló, a megelőzést és védelmet célzó, valamint az üzletmenet folytonosságát biztosító intézkedések. Ezeket jó előre ki kell dolgozni, hogy az adott cég, vállalkozás a legkisebb veszteséggel vészelje át a nehéz időszakot.
A koronavírussal kapcsolatban ugyan a WHO, az EU Betegségmegelőzési és Járványtani Központja, a Nemzeti Népegészségügyi Központ is kiadott már ajánlást, de ez önmagában nem jelent megoldást egy gazdálkodó szervezet számára.
A FORTIX-nak kész megoldása van az ilyen helyzetekre is, segítünk időben felkészülni és ezáltal megóvni vállalkozását attól, hogy akár most a koronavírussal összefüggésben kialakult, akár más előre nem látott helyzetben anyagi vagy hírnévbeli veszteség érje.