+36 1 781 4842 info@fortix.hu

6 terület, amire figyeljünk az iroda költöztetésénél

Költözik a FORTIX!

Információbiztonsági, üzletmenet-folytonossági, kockázatmenedzsment és adatvédelmi szakterületeken tevékenykedő tanácsadó iroda cég lévén tisztában vagyunk azzal, hogy az iroda költöztetése rengeteg lehetőséget és még több kockázatot rejt magában. 

KOLLÉGÁINK ELVÁRÁSAI
GONDOLATOK BERC RENÁTÁTÓL
, CÉGVEZETŐI ASSZISZTENS 

Amikor az iroda költöztetése mellett döntöttünk, felmérést végeztünk a kollégáink között, hogy lássuk, milyen igények merülnek fel részükről az irodával és annak környezetével kapcsolatban. Észrevételeiket, javaslataikat figyelembe véve kezdtünk bele az új iroda keresésébe. Szempontjaink az alábbiak voltak: 

  • Könnyen megközelíthető legyen kollégáink és ügyfeleink számára is 
  • Könnyen megközelíthető akár gépjárművel, akár a közösségi közlekedést igénybe véve 
  • Fejlett infrastruktúra az iroda környezetében 
  • Modern irodaház, irodai környezet, mégis kellemes, családias légkör megteremtésére alkalmas 
  • Munka utáni csapatépítésekhez megfelelő helyszínek fellelhetősége az iroda környezetében 

Szakembereink segítségével összegyűjtöttük és a továbbiakban a teljesség igénye nélkül bemutatjuk, hogy a tökéletes helyszín megtalálása után milyen kockázatok merülhetnek fel a szerződéskötés és a költözés kivitelezése során. 

JOGI SZEMPONTOK
GONDOLATOK DR. ZSÓK ILDIKÓTÓL
, TANÁCSADÓ (JOGI, GDPR TERÜLET) 

A szerződésnek tartalmaznia kell: 

  • A bérleti díj összegét, a kaució összegét, a bérleti díj és a kaució befizetésének határidejét, óvadék összegét 
  • Határozott vagy határozatlan idejű szerződés, ha határozatlan időre módosul, ennek feltételeit 
  • Felmondási felételeket a határozott és a határozatlan idő alatt, felmondási idő hosszát, szerződés felmondásának hatását a kaució visszatérítésére (pl. határozott idő alatt a bérbeadó felmondhatja, bérlői felmondás esetén a kaució nem jár vissza) 
  • Az azonnali hatályú felmondási jog feltételeit 
  • Bérbeadó és bérlő jogait és kötelezettségeit 
  • Felelősségeket tételesen és részletekbe menően 
  • Szolgáltatókkal kötött szerződések részleteit (pl. internet, közművek, biztonsági szolgálat) 
  • Iroda berendezésének tételes felsorolását 
  • Iroda állapotának fényképes dokumentációban való rögzítését a szerződés mellékleteként (pl. falak, festés, függöny, használati tárgyak) 
  • Elszámoláshoz szükséges mérőórák beköltözéskori állását 
  • Állagmegőrzésre vonatkozó feltételeket (pl. javítások, karbantartás) 
  • Kapcsolattartók személyét, elérhetőségét és a kapcsolattartás módját 
  • Jelen helyzetre vonatkozóan a COVID-19 miatt felmerülő egyéb kötelezettségeket, feltételeket 

ÜZLETMENET-FOLYTONOSSÁGI SZEMPONTOK
GONDOLATOK JOÓ GABRIELLÁTÓL
, KÉPZÉSI VEZETŐ (OKTATÁS, BCMS TERÜLET) 

  • Ügyfelekkel, érdekelt felekkel való kapcsolattartás felülvizsgálata (pl. cím, székhely változása) 
  • Ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz a feltételek biztosítása (pl. megfelelő tárgyaló, biztonságos telefonvonal)   
  • Rendelkezésre állnak-e az eszközök, amik szükségesek a tréningek megtartásához (pl. lehetséges tárgyalók, tantermek, vetítési lehetőség, megfelelő hangszigetelés, megfelelő sávszélesség) 
  • A munkavégzés, ügyfélfogadás és képzések során speciális igényeket kielégítő étkezési lehetőségek rendelkezésre állása 
  • Rendszerek áttelepítése, konfigurálása, működés tesztelése, függőségek felülvizsgálata, elemzése az új bérleti szerződés és szolgáltatói szerződések szempontjából 
  • Javításokra, karbantartásra vonatkozó felelősségek, kötelezettségek részletezése 

INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI, ADATVÉDELMI ÉS IT SZEMPONTOK
GONDOLATOK BALLA TEODÓRÁTÓL, TANÁCSADÓ (IT ÉS INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI TERÜLET)  ÉS LÁSZLÓ JÚLIÁTÓL, VEZETŐ TANÁCSADÓ (HR, GDPR TERÜLET) 

A költözés tervezésekor figyelembe kell venni: 

  • A költöztetés során az adatvédelem, információbiztonság hogyan kerül megvalósításra 
  • Az átmeneti állapotban, a beköltözési folyamat félbehagyása esetén a személyes adatok tárolása hogyan kerül megoldásra 
  • Az irodahelyiségbe idegenek belépése hogyan kerül megakadályozásra 
  • A bérbeadó milyen jogcímen tartózkodhat az irodában a bérlő jelenlétében vagy jelenlétén kívül 
  • Munkavállalók személyes adatainak kezelése bérbeadó részéről hogyan valósul meg (pl. belépőkártyák kiadásához szükséges adatok védelme) 
  • Vendégek személyes adatainak kezelése bérbeadó részéről hogyan valósul meg (pl. ha a portán szükséges a személyes adatok leadása a belépéshez) 
  • Kamerarendszer működtetésének feltételei, betekintési jog, ezzel kapcsolatos figyelemfelhívás 
  • Wifi hálózat biztonsága bérbeadói oldalról (szeparálódás lehetősége), saját Wifi hálózat biztonsági beállításai 
  • Saját helyi hálózat kialakításának lehetőségei, költöztetés lehetőségei (idő, költség, beállítások) 
  • Routerhez illetéktelenek hozzáférésének megakadályozási lehetőségei 
  • Hálózati kiépítési lehetőségének vizsgálata, beállítások írásban történő rögzítése 

FIZIKAI BIZTONSÁG SZEMPONTJAI
GONDOLATOK SIMON DOROTTYÁTÓL
, TANÁCSADÓ (IRÁNYÍTÁSI RENDSZER, EHS TERÜLET) 

A szerződésnek tartalmaznia kell: 

  • Tűz- és munkavédelmi felelősségek lehatárolását 
  • Hatósági bejelentésekre vonatkozó eljárási rendet (pl. tűz esetére, tűzjelzés lemondásának esetére) 
  • Takarítással, rovarírtással kapcsolatos kötelezettségeket és felelősségeket 

A költözés során figyelembe veendő munkabiztonsági alapszabályok: 

  • Figyeljünk saját magunk és kollégáink testi épségére! 
  • Vészhelyzet esetére ismerjük meg a menekülési útvonalakat! 
  • Lépcsőn való közlekedés során az egyik kezünk mindig legyen szabad, lehetőleg fogjuk a korlátot! 
  • Teheremelést a meghatározott szabályok szerint végezzük! 
  • Belátható, akadálymentes területen mozogjunk! 
  • Lábból emeljünk, soha ne hátból! 
  • Nagy tömegű tárgyak emelését ne egyedül végezzük! 
  • Akkora tárgyat emeljünk, amely még lehetővé teszi, hogy ellenőrizni tudjuk a burkolat akadálymentességét! 
  • Hát- és gerinc problémákkal ne emeljünk! 
  • Viseljünk kesztyűt, ha a megemelt tárgy kicsúszhat a kezünkből, vagy éles, hegyes, esetleg szálkás lehet a felülete!

ÜGYVEZETŐI SZEMPONTOK
GONDOLATOK RÓNASZÉKI PÉTERTŐL, FORTIX ÜGYVEZETŐ
 

Sok feltételnek kell megfeleljen a cégünk irodája, ügyvezetőként, cégvezetőként igyekeztünk ezen szempontok többségének megfelelni. 
Az idei év számos dologra megtanított bennünket, amelyekhez igazodva esett a választásunk a Loffice Salétrom utcai irodaházára. 

Biztos vagyok benne, hogy kollégáim megtalálják ebben a fiatalos, üdítő és dinamikus környezetben azt, amit én is elsőre ’beleláttam’ és partnereinket is büszkén invitálhatjuk erre a helyre is

Ugyan el kellett engednünk olyan eddig megszokott dolgokat, hogy mindenkinek saját asztala legyen, hiszen az új irodánk kisebb, de a fiatalos környezetváros közelsége és a megközelítés mindenképpen előnyünkre válik. 

 

Összességében, 2020 tavaszán mindannyian egy teljesen új, nehézségekkel teli helyzettel találkoztunk, azonban egyúttal lehetőséget is kaptunk arra, hogy a tanulságokat felhasználva még magasabb szintre emelhessük az informácóbiztonságunkat, üzletmenet-folytonosságot és adatvédelmünket mind egyéni, mind pedig szervezeti szinten. 

Frissen szerzett tapasztalatainkkal és szakmai felkészültségünkkel új irodánkban továbbra is állunk ügyfeleink rendelkezésére. 

Amennyiben cége vonatkozásában bármilyen kérdése merülne fel a fentiekkel kapcsolatban, szívesen állunk rendelkezésére.

Iratkozzon fel hírlevelünkre!



    (*)