6 terület, amire figyeljünk az iroda költöztetésénél
Költözik a FORTIX!
Információbiztonsági, üzletmenet-folytonossági, kockázatmenedzsment és adatvédelmi szakterületeken tevékenykedő tanácsadó iroda cég lévén tisztában vagyunk azzal, hogy az iroda költöztetése rengeteg lehetőséget és még több kockázatot rejt magában.
KOLLÉGÁINK ELVÁRÁSAI
GONDOLATOK BERC RENÁTÁTÓL, CÉGVEZETŐI ASSZISZTENS
Amikor az iroda költöztetése mellett döntöttünk, felmérést végeztünk a kollégáink között, hogy lássuk, milyen igények merülnek fel részükről az irodával és annak környezetével kapcsolatban. Észrevételeiket, javaslataikat figyelembe véve kezdtünk bele az új iroda keresésébe. Szempontjaink az alábbiak voltak:
- Könnyen megközelíthető legyen kollégáink és ügyfeleink számára is
- Könnyen megközelíthető akár gépjárművel, akár a közösségi közlekedést igénybe véve
- Fejlett infrastruktúra az iroda környezetében
- Modern irodaház, irodai környezet, mégis kellemes, családias légkör megteremtésére alkalmas
- Munka utáni csapatépítésekhez megfelelő helyszínek fellelhetősége az iroda környezetében
Szakembereink segítségével összegyűjtöttük és a továbbiakban a teljesség igénye nélkül bemutatjuk, hogy a tökéletes helyszín megtalálása után milyen kockázatok merülhetnek fel a szerződéskötés és a költözés kivitelezése során.
JOGI SZEMPONTOK
GONDOLATOK DR. ZSÓK ILDIKÓTÓL, TANÁCSADÓ (JOGI, GDPR TERÜLET)
A szerződésnek tartalmaznia kell:
- A bérleti díj összegét, a kaució összegét, a bérleti díj és a kaució befizetésének határidejét, óvadék összegét
- Határozott vagy határozatlan idejű a szerződés, ha határozatlan időre módosul, ennek feltételeit
- Felmondási felételeket a határozott és a határozatlan idő alatt, felmondási idő hosszát, szerződés felmondásának hatását a kaució visszatérítésére (pl. határozott idő alatt a bérbeadó felmondhatja, bérlői felmondás esetén a kaució nem jár vissza)
- Az azonnali hatályú felmondási jog feltételeit
- Bérbeadó és bérlő jogait és kötelezettségeit
- Felelősségeket tételesen és részletekbe menően
- Szolgáltatókkal kötött szerződések részleteit (pl. internet, közművek, biztonsági szolgálat)
- Iroda berendezésének tételes felsorolását
- Iroda állapotának fényképes dokumentációban való rögzítését a szerződés mellékleteként (pl. falak, festés, függöny, használati tárgyak)
- Elszámoláshoz szükséges mérőórák beköltözéskori állását
- Állagmegőrzésre vonatkozó feltételeket (pl. javítások, karbantartás)
- Kapcsolattartók személyét, elérhetőségét és a kapcsolattartás módját
- Jelen helyzetre vonatkozóan a COVID-19 miatt felmerülő egyéb kötelezettségeket, feltételeket
ÜZLETMENET-FOLYTONOSSÁGI SZEMPONTOK
GONDOLATOK JOÓ GABRIELLÁTÓL, KÉPZÉSI VEZETŐ (OKTATÁS, BCMS TERÜLET)
- Ügyfelekkel, érdekelt felekkel való kapcsolattartás felülvizsgálata (pl. cím, székhely változása)
- Ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz a feltételek biztosítása (pl. megfelelő tárgyaló, biztonságos telefonvonal)
- Rendelkezésre állnak-e az eszközök, amik szükségesek a tréningek megtartásához (pl. lehetséges tárgyalók, tantermek, vetítési lehetőség, megfelelő hangszigetelés, megfelelő sávszélesség)
- A munkavégzés, ügyfélfogadás és a képzések során speciális igényeket kielégítő étkezési lehetőségek rendelkezésre állása
- Rendszerek áttelepítése, konfigurálása, működés tesztelése, függőségek felülvizsgálata, elemzése az új bérleti szerződés és szolgáltatói szerződések szempontjából
- Javításokra, karbantartásra vonatkozó felelősségek, kötelezettségek részletezése
INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI, ADATVÉDELMI ÉS IT SZEMPONTOK
GONDOLATOK BALLA TEODÓRÁTÓL, TANÁCSADÓ (IT ÉS INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI TERÜLET) ÉS LÁSZLÓ JÚLIÁTÓL, VEZETŐ TANÁCSADÓ (HR, GDPR TERÜLET)
A költözés tervezésekor figyelembe kell venni:
- A költöztetés során az adatvédelem, információbiztonság hogyan kerül megvalósításra
- Az átmeneti állapotban, a beköltözési folyamat félbehagyása esetén a személyes adatok tárolása hogyan kerül megoldásra
- Az irodahelyiségbe idegenek belépése hogyan kerül megakadályozásra
- A bérbeadó milyen jogcímen tartózkodhat az irodában a bérlő jelenlétében vagy jelenlétén kívül
- Munkavállalók személyes adatainak kezelése bérbeadó részéről hogyan valósul meg (pl. belépőkártyák kiadásához szükséges adatok védelme)
- Vendégek személyes adatainak kezelése bérbeadó részéről hogyan valósul meg (pl. ha a portán szükséges a személyes adatok leadása a belépéshez)
- Kamerarendszer működtetésének feltételei, betekintési jog, ezzel kapcsolatos figyelemfelhívás
- Wifi hálózat biztonsága bérbeadói oldalról (szeparálódás lehetősége), saját Wifi hálózat biztonsági beállításai
- Saját helyi hálózat kialakításának lehetőségei, költöztetés lehetőségei (idő, költség, beállítások)
- Routerhez illetéktelenek hozzáférésének megakadályozási lehetőségei
- Hálózati kiépítési lehetőségének vizsgálata, beállítások írásban történő rögzítése
FIZIKAI BIZTONSÁG SZEMPONTJAI
GONDOLATOK SIMON DOROTTYÁTÓL, TANÁCSADÓ (IRÁNYÍTÁSI RENDSZER, EHS TERÜLET)
A szerződésnek tartalmaznia kell:
- Tűz- és munkavédelmi felelősségek lehatárolását
- Hatósági bejelentésekre vonatkozó eljárási rendet (pl. tűz esetére, tűzjelzés lemondásának esetére)
- Takarítással, rovarírtással kapcsolatos kötelezettségeket és felelősségeket
A költözés során figyelembe veendő munkabiztonsági alapszabályok:
- Figyeljünk saját magunk és kollégáink testi épségére!
- Vészhelyzet esetére ismerjük meg a menekülési útvonalakat!
- Lépcsőn való közlekedés során az egyik kezünk mindig legyen szabad, lehetőleg fogjuk a korlátot!
- Teheremelést a meghatározott szabályok szerint végezzük!
- Belátható, akadálymentes területen mozogjunk!
- Lábból emeljünk, soha ne hátból!
- Nagy tömegű tárgyak emelését ne egyedül végezzük!
- Akkora tárgyat emeljünk, amely még lehetővé teszi, hogy ellenőrizni tudjuk a burkolat akadálymentességét!
- Hát- és gerinc problémákkal ne emeljünk!
- Viseljünk kesztyűt, ha a megemelt tárgy kicsúszhat a kezünkből, vagy éles, hegyes, esetleg szálkás lehet a felülete!
ÜGYVEZETŐI SZEMPONTOK
GONDOLATOK RÓNASZÉKI PÉTERTŐL, FORTIX ÜGYVEZETŐ
„Sok feltételnek kell megfeleljen a cégünk irodája, ügyvezetőként, cégvezetőként igyekeztünk ezen szempontok többségének megfelelni.
Az idei év számos dologra megtanított bennünket, amelyekhez igazodva esett a választásunk a Loffice Salétrom utcai irodaházára.
Biztos vagyok benne, hogy kollégáim megtalálják ebben a fiatalos, üdítő és dinamikus környezetben azt, amit én is elsőre ’beleláttam’ és partnereinket is büszkén invitálhatjuk erre a helyre is.
Ugyan el kellett engednünk olyan eddig megszokott dolgokat, hogy mindenkinek saját asztala legyen, hiszen az új irodánk kisebb, de a fiatalos környezet, a város közelsége és a megközelítés mindenképpen előnyünkre válik.”
Összességében, 2020 tavaszán mindannyian egy teljesen új, nehézségekkel teli helyzettel találkoztunk, azonban egyúttal lehetőséget is kaptunk arra, hogy a tanulságokat felhasználva még magasabb szintre emelhessük az informácóbiztonságunkat, üzletmenet-folytonosságot és adatvédelmünket mind egyéni, mind pedig szervezeti szinten.
Frissen szerzett tapasztalatainkkal és szakmai felkészültségünkkel új irodánkban továbbra is állunk ügyfeleink rendelkezésére.
Amennyiben cége vonatkozásában bármilyen kérdése merülne fel a fentiekkel kapcsolatban, szívesen állunk rendelkezésére.
